DİKKAT: Burada yer alan belgeler ve yapılması gereken işlemler Erasmus öğrenim hareketliliği için başvurusunu tamamlamış ve başvurusu sonucunda hibeli ya da hibesiz olarak faaliyete katılmaya hak kazanmış adaylara yöneliktir. Erasmus öğrenim hareketliliği başvurusu aşamasında bu belge ve işlemler talep edilmemektedir. Erasmus öğrenim hareketliliği başvurularında gerekli belge ve işlemler ilgili başvuru ilanının içeriğinde belirtilmektedir.

DİKKAT: Aşağıdaki belgelerin dijital ortamda doldurulması gerekmektedir. İmza dışında belge içerisinde el ile doldurulacak herhangi bir yer bulunmamaktadır. Belgeler dijital ortamda doldurulduktan sonra imzalanıp iletilmelidir.

HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE

1) Online Learning Agreement for Studies (Online Öğrenim Anlaşması)

2) Akademik Tanınma Dilekçesi/Onayı

3) Sağlık Sigortası

4) Banka Hesap Bilgisi (Euro Hesap Bilgisi)

5) Pasaport ve Vize Fotokopisi

6) Online Language Support (OLS) Testi

7) Katılımcı Sözleşmesi

8) Katılımcı Taahhütnamesi

9) Katılımcı Beyannamesi

HAREKETLİLİK ESNASINDA

1) Varış Teyidi Belgesi (Confirmation of Arrival)

2) Ders Değişikliği İşlemi

3) Ayrılış Teyidi Belgesi (Confirmation of Departure)

HAREKETLİLİK SONRASINDA

1) Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance)

2) Not Dökümü/Transkript Belgesi (ToR)

3) AB Katılımcı Anketi (EU Participant Survey)

4) Pasaport Giriş/Çıkış Damgalarının Fotokopisi

GEREKLİ FORM VE İŞLEMLER

Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğine katılacak olan öğrenciler aşağıdaki maddelerde belirtilen belge ve işlemleri eksiksiz olarak tamamlamakla yükümlüdürler(Madde 4; hibesiz öğrenciler için istisna oluşturur. Faaliyete hibesiz katılan öğrenciler kendileri istemeleri durumunda hesap açtırabilirler). Belge ve işlemlerini eksik veya yanlış yapan öğrencilerin bu eksiklik veya yanlışlıktan kaynaklı olası sonuçlar kendi sorumluluklarındadır.

Madde 1 - Öğrenim Anlaşmasının Hazırlanması (Learning Agreement for Studies-Online Learning Agreement):

Madde 2 - Akademik Tanınma Dilekçesinin Hazırlanması:

DİKKAT! Erasmus öğrenim hareketliliği kapsamında öğrenim hareketliliğine katılacak olan tüm öğrencilerin online öğrenim anlaşması (OLA) hazırladıktan ve tüm taraflardan onay aldıktan sonra akademik tanınma dilekçesi hazırlama ve öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine, evrak kayıt birimine veya Erasmus bölüm koordinatörüne teslim etme yükümlülüğü bulunmaktadır. Akademik tanınma dilekçesi hazırlamayan, faaliyet öncesinde akademik tanınma dilekçesi ile Öğrenim Anlaşması Ders Onay Belgesi teslim etmeyen ve Fakülte Yönetim Kurulu tarafından akademik tanınma onayı almayan adayların Erasmus faaliyetleri geçersiz kabul edilmektedir.

a) Öğrenci, online öğrenim anlaşmasını tamamlayıp, tüm taraflardan onay aldıktan sonra akademik tanınma dilekçesini faaliyete başlamadan önce hazırlamakla ve öğrenim gördüğü akademik birimin öğrenci işlerine teslim etmekle/iletmekle yükümlüdür.

b) Akademik tanınma dilekçesi, öğrencinin kendi kurumundan (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nden) aldığı derslere karşılık gideceği kurumdan aldığı dersleri gösteren bir tablo ve bir dilekçeden oluşmaktadır(Örnek belge ekler kısmında yer almaktadır).

c) Öğrenci, bu dilekçeyi kendi bilgilerine göre doldurur ve imzalar. Tablo kısmında ise online öğrenim anlaşmasında belirtmiş olduğu dersleri ayrıca belirtir.

d) Faaliyete bir dönem katılacak öğrencilerin bir dönem için, iki dönem katılacak öğrenciler için iki dönemi kapsayacak şekilde akademik tanınma dilekçesi vermesi gerekir. Faaliyete bir dönem katılıp, ikinci döneme uzatan adayların da ikinci dönem için ayrıca akademik tanınma dilekçesi vermesi gerekmektedir.

e) Öğrenci, akademik tanınma dilekçesini hazırladıktan sonra fakülte/enstitü kuruluna iletilmesi ve onaylanması için hazırlamış olduğu belgeyi öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine, evrak kayıt birimine veya Erasmus bölüm koordinatörüne teslim eder.

f) Öğrenci, hazırlamış olduğu akademik tanınma dilekçesini öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine, evrak kayıt birimine veya Erasmus bölüm koordinatörüne ilettikten sonra dilekçesinin fakülte/enstitü kuruluna onay için sunulup sunulmadığı bilgisini teyit eder. Belgenin kurula iletildiğinden emin olmalıdır.

g) Fakülte/enstitü kuruluna iletildikten sonra onaylanan akademik tanınma dilekçesinin sonucu ilgili akademik birim tarafından Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne iletilmelidir.

h) İlgili akademik birim tarafından gönderilen kurul sonucu Erasmus Ofisi'ne ulaştığında arşivlenmek üzere öğrencinin dosyasına kaldırılır.

ı) Akademik tanınma dilekçesi fakülte/enstitü kurulu tarafından onaylanmayan öğrenciler faaliyete katılamazlar. Faaliyete katıldıktan sonra kurul kararı çıkan ve kurul tarafından tanınma dilekçesi onaylanmayan öğrencilerin faaliyeti geçersiz sayılır. Hibe ödemesi yapılmışsa iadesi alınır. Bu nedenle akademik tanınma dilekçesinin faaliyete başlanmadan önce doldurulması ve kurul onayının alınması faaliyetin geçerliliği için hayati önem taşımaktadır.

j) Faaliyete katıldıktan sonra gitmiş olduğu kurumda ders değişimi işlemi (during the mobility) gerçekleştirerek ders değişikliği yapan öğrenciler, yapmış oldukları ders değişikliğinin okumakta olduğu bölümde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki bölümünde) tanınması için yeniden akademik tanınma dilekçesi doldurmalı, öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine, evrak kayıt birimine veya Erasmus bölüm koordinatörüne iletmeli ve fakülte/enstitü kurulundan onay almalıdır.

k) Ders değişimi işlemi (during the mobility) düzenlemeyen, yani ders değişikliği yapmayan öğrencilerin yeniden akademik tanınma dilekçesi vermesine ve ikinci kez fakülte/enstitü kurul onayı almasına gerek yoktur.

Madde 3 - Sağlık Sigortasının Yaptırılması:

a) Öğrenci sağlık sigortası yaptırmakla yükümlüdür.

b) Öğrenim hareketliliğine hibeli ya da hibesiz katılacak tüm öğrencilerin gidecekleri ülkedeki sağlık kurumlarında alacakları tedavileri karşılayacak sağlık sigortasına sahip olmaları gerekmektedir. Aksi taktirde faaliyete katılamazlar.

c) Yapılan sağlık sigortası aşağıda belirtilen şartları taşımalıdır;

• i) Yurt dışı eğitim sağlık sigortası olmalıdır,
• ii) Ayakta ve yatarak yapılan tüm tedavileri karşılamalıdır,
• iii) Yurt dışındaki tüm eğitim süresini ve faaliyete katıldığı ülkeyi kapsamalıdır,
• iv) En az 30.000 Euro tutarında teminatı bulunmalıdır.

d) Öğrencinin sağlık sigortası yukarıda belirtilen şartları sağlamalıdır. Yukarıda belirtilen şartları sağlamayan sağlık sigortası kabul edilmemektedir.

e) Öğrenci gerekli araştırmaları yaptıktan sonra bütçesine uygun, yukarıda belirtilen şartları sağlayan bir sigorta belirleyip, sağlık sigortasını yaptırabilir.

Madde 4 - Euro Hesabının Açılması (Euro Hesabı IBAN No):

a) Öğrenim hareketliliği için "Asil(Hibeli)" olarak seçilmiş öğrenci, Erasmus Ofisi'nin öğrenciye bildireceği bir banka üzerinden Euro hesabı açtırmalıdır.

b) Euro hesabı açtırmayan veya yanlış bankadan hesap açtıran öğrenciye hibe ödemesi yapılamaz.

d) Öğrenim hareketliliğinden hibesiz olarak faydalanan öğrencilerin Euro hesabı açtırmalarına gerek yoktur. Ancak isteğe bağlı olarak açtırabilirler.

Madde 5 - Pasaport ve Vize Fotokopisi:

a) Öğrenim hareketliliğine katılacak olan öğrencilerin pasaport çıkarmaları gerekmektedir.

b) Hali hazırda pasaporta sahip olan öğrencilerin pasaport çıkarmalarına gerek yoktur. Ancak pasaportun bitiş tarihinin öğrencinin yurt dışında geçireceği dönemi kapsaması ve vizeye başvurduğu ülkenin asgari süre şartını sağlaması gerekmektedir.

c) Pasaport başvuru ve pasaport çıkarma işlemleri öğrenci tarafından yürütülür ve öğrenci yükümlülüğündedir.

d) Öğrenci, pasaport aldıktan sonra öğrenim faaliyetine katılacağı ülke için vize sürecini başlatır.

e) Vize süreci ve vize alma işlemi öğrencinin sorumluluğundadır. Öğrenci gideceği ülkenin vize şartlarını araştırır ve gerekli belgeleri düzenleyerek vize başvurusunda bulunur.

f) Her ülkenin vize süreci farklı işlemektedir. Yani, A ülkesine gidecek olan öğrenci B ülkesine gidecek olan öğrenci ile aynı vize sürecine tabi olmayabilir. Dolayısıyla ülkelerin öğrencilerden talep ettiği asgari gereklilikler ilgili ülkenin belirlediği gereklilikler olup, ilgili ülkenin inisiyatifindedir.

g) Vize başvurusunda bulunacak olan öğrenciler başvuru yapmadan önce Erasmus Ofisi ile iletişime geçerek "Vize Yazısı" hakkında talepte bulunmalıdırlar. Vize yazısının hazırlanabilmesi için öğrencinin gideceği kurumdan kabul mektubunu almış olması gerekmektedir. Daha sonra bu mektubu Erasmus Ofisi'ne iletmelidirler. İletilen kabul mektubu Turna Portal başvuru sistemine Erasmus Ofisi tarafından tanımlanır. Daha sonra vize başvurusu yapacak öğrenci Turna Portal sistemine giriş yaparak vize yazısını sistemden indirir ve vize başvurusu için gerekli belgelerin arasına ekler. Vize yazısı almadan vize başvurusunda bulunan öğrencilerin başvurularının reddedilmesi durumunda sorumluluk öğrenciye aittir. Bu nedenle öğrenci, vize yazısı almadan vize başvurusunda bulunmamalıdır. Faaliyetten hibesiz faydalanan öğrencilerin de vize yazısı almaları zorunludur.

h) Vize başvurusunu tamamlayıp vizesini alan öğrencilerin Katılımcı Sözleşmesi, Katılımcı Taahhütnamesi ve Katılımcı Beyannamesi belgelerinin düzenlenmesi için Erasmus Ofisi ile iletişime geçmeleri gerekmektedir. Bunun için "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine vizesini aldığına dair bildirim maili atmaları gerekmektedir.

ÖNEMLİ NOT: Öğrenim hareketliliğine katılacak olan tüm öğrenciler vize süreçlerini takip etmekle ve vize için istenen şartları yerine getirmekle yükümlüdür. Öğrenci, vize için hangi belgelerin gerektiği, bu belgelerin kaç günde tamamlanabildiği, vize için kaç günde randevu alınabildiği, belgelerin teslimi sonrası vizenin kaç günde çıktığı gibi süreçlerin ne kadar zaman alabileceğini önceden hesaplayıp, bu süreleri göz önünde bulundurarak uygun tarih aralığında vize başvurusunda bulunmalıdır. Bu süreler ülkeden ülkeye farklılık gösterebilir. Bu nedenle herhangi bir gecikmenin yaşanmaması, zamanında vizenin alınması ve faaliyete başlanması öğrencinin inisiyatifinde ve sorumluluğundadır.

Madde 6 - Katılımcı Sözleşmesi:   Öğrenci, 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıktan sonra faaliyete başlamadan önce Erasmus Katılımcı Sözleşmesi'ni yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Katılımcı Sözleşmesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Katılımcı Sözleşmesi yaptırması zorunludur.

Madde 7 - Katılımcı Taahhütnamesi:   Öğrenci, 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıktan sonra faaliyete başlamadan önce Erasmus Katılımcı Taahhütnamesi'ni yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Katılımcı Taahhütnamesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Katılımcı Taahhütnamesi yaptırması zorunludur.

Madde 8 - Katılımcı Beyannamesi:   Öğrenci, 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıktan sonra faaliyete başlamadan önce Erasmus Katılımcı Beyannamesi Sözleşmesini yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Katılımcı Beyannamesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Katılımcı Beyannamesi yaptırması zorunludur.

Madde 9 - OLS (Online Dil Testi):

a) OLS (Online Linguistic Support), online bir dil testidir.

b) Öğrenci faaliyete katılmadan önce bu testi tamamlamalıdır.

c) Bu test genel olarak katılımcının dil seviyesini farklı ölçeklerle ölçen bir testtir. Öğrencilerin dil seviyelerinin tespiti açısından bu testi tamamlamaları önem arz etmektedir.

Madde 10 - Confirmation of Arrival (CoA) ve Confirmation of Departure (CoD) Formları:

a) "Confirmation of Arrival (Varış Teyidi)" katılımcının karşı kuruma varışını teyit eden belgedir. Katılımcı yukarıda yer alan "Confirmation of Arrival" formunu doldurur ve karşı kuruma ulaştığında bu belge için yetkili kişi veya birimden imza ve damga talep eder. Sonrasında imzalanmış ve damgalanmış dijital bir nüshasını "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine gönderir. Belgenin aslını muhafaza eder. Dönüş sonrası belgenin aslını ofise teslim eder. Bu işlem zorunludur.

b) "Confirmation of Departure (Ayrılış Teyidi)" katılımcının karşı kurumdan ayrılışını teyit eden belgedir. Katılımcı yukarıda yer alan "Confirmation of Departure" formunu doldurur ve karşı kurumdan ayrılmadan önce bu belge için yetkili kişi veya birimden imza ve damga talep eder. Sonrasında imzalanmış ve damgalanmış dijital bir nüshasını "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine gönderir. Belgenin aslını muhafaza eder. Dönüş sonrası belgenin aslını ofise teslim eder. Bu işlem zorunludur.

c) Katılım sertifikasında (Certificate of Attendance) fiziksel olarak kuruma varış tarihi (physically arrival) ve fiziksel olarak kurumdan ayrılış tarihi (physically departure) bilgileri bulunan katılımcıdan ayrıca CoA ve CoD belgeleri istenmeyebilir. Ancak katılım sertifikasında bu bilgilerin bulunmadığı katılımcıdan CoA ve CoD talep edilir. Teslim edilmemesi halinde taahhüde bağlanan gerekli müeyyideler uygulanır.

Madde 11 - Ders Değişikliği İşlemi (During the Mobility):

a) Öğrenci, hareketliliğe başlamadan önce gideceği kurumdan seçmiş olduğu ve öğrenim anlaşmasında belirttiği dersleri, hareketliliği başladıktan sonra gittiği kurumda değiştirebilir.

b) Öğrencinin ders değişikliği yapabilmesi için Ders Değişikliği İşlemi'ni (during the mobility) sistem üzerinden yapması gerekmektedir. Ders değişim işlemi (during the mobility) Online Learning Agreement-OLA(https://www.learning-agreement.eu) sistemi üzerinden gerçekleştirilmektedir. 

c) Ders değişikliği işlemini sistem üzerinden yapan öğrenci, öğrenim anlaşmasını sistem üzerinden imzalayarak "Sign and send the online learning agreement to the Responsible person at the Sending Institution for review" butonuna tıklayarak Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nde öğrenim anlaşmasını imzalamakla sorumlu yetkili kişiye gönderir.

d) Ders değişimi, Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından onaylandıktan sonra sistem tarafından otomatik olarak öğrencinin gideceği kurumun sistemine gönderilir.

e) Erasmus Ofisi tarafından sistem üzerinden gönderilen ders değişimi işlemi partner kurum tarafından onaylanır veya reddedilir. Ret edilmesi durumunda öğrenci derslerinde revize eder ve yeniden yukarıda belirtilen onay sürecini başlatır.

f) Ders değişikliği işlemi öğrencinin gittiği kurumda öğrenime başladığı andan itibaren, partner kurumun da kurallarına bağlı olarak 4 hafta içerisinde tamamlanmalıdır.

g) Ders değişimi yapan öğrenci, yapmış olduğu değişikliğin kendi bölümünde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki bölümü) geçerli olması için yeniden Akademik Tanınma Dilekçesi düzenlemeli ve yapmış olduğu bu ders değişikliğinin bölümü tarafından tanınmasını sağlamalıdır. Aksi durumda almış olduğu derslerden kalmış olarak sisteme işlenecek ve faaliyetini başarısız olarak tamamlamış olacaktır.

ÖNEMLİ NOT: Ders değişimi yapılırken eklenen ders ve çıkarılan derslerin AKTS miktarlarının birbirine uyumlu olması gerekmektedir. Örneğin çıkarılan derslerin AKTS miktarı 10 iken, eklenen derslerin AKTS miktarı 5 olamaz. Eklenen ve çıkarılan derslerin AKTS miktarları aynı olmalıdır.

Madde 12 - Onaylı Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance):

a) Öğrenci, hareketliliğini tamamladığında gittiği kurumdan ayrılmadan önce katılım sertifikasını ıslak imzalı ve damgalı olarak almakla yükümlüdür.

b) Faaliyetini tamamlayan öğrenci, almış olduğu onaylı katılım sertifikasının dijital versiyonunu "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine gönderir. Belgenin aslını ise elden ya da posta yolu ile Erasmus Ofisi'ne teslim eder.

c) Katılım sertifikası almayan ve döndükten sonra Erasmus Ofisi'ne teslim etmeyen öğrencilerin faaliyetleri geçersiz sayılır. Öğrenci, geçersiz olan faaliyeti sonucu almış olduğu derslerden kalır ve giderken almış olduğu %80'lik hibe miktarını iade etmekle yükümlüdür. Ayrıca kalmış olduğu dersleri kendi bölümünde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki bölümü) tekrar almakla yükümlüdür.

Madde 13 - Transkript (TOR-Transcript Of Records):

a) Öğrenci, hareketliliğini tamamladığında gittiği kurumdan ayrılmadan önce transkript belgesini almakla yükümlüdür.

b) Faaliyetini tamamlayan öğrenci, almış olduğu transkriptin dijital versiyonunu "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine gönderir. Belgenin bir kopyasını ise bölüm bölüm Erasmus koordinatörüne teslim eder. Belgenin aslını ise elden ya da posta yolu ile Erasmus Ofisi'ne teslim etmekle yükümlüdür.

c) Öğrenci, bölüm Erasmus koordinatörüne teslim ettiği Transkript belgesinin yanı sıra "Not Dönüşüm Onayı Belgesi" ni hazırlayarak bölüm Erasmus koordinatörüne iletir. "Not Dönüşüm Onayı Belgesi" öğrencinin gittiği kurumda aldığı dersleri ve notları gösteren transkript belgesindeki notlarının bölüm Erasmus koordinatörü tarafından Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki not sistemine dönüştürülen ve koordinatör tarafından imzalanan belgedir.

d) Öğrenci, Not Dönüşüm Onay Belgesi'nde bulunan Not Dönüşüm Tablosu'nda aldığı derslerin kodlarını (varsa), isimlerini, notlarını ve ECTS tutarlarını yazar. Daha sonra bölüm Erasmus koordinatörüne iletir. Bölüm Erasmus koordinatörü OBS sistemine işlenecek AKTS tutarlarını ve Harf Notu Karşılıkları'nı tabloya yazarak tablo altında yer alan kısımda gerekli bilgileri yazdıktan sonra imzalar. İmzaladığı belgeyi öğrenciye iletir. Öğrenci, bölüm Erasmus koordinatörü tarafından imzalanan Not Dönüşüm Onay Belgesi'ni imzalı dilekçesi ile öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine veya evrak kayıt birimine teslim eder.

e) Öğrenci tarafından öğrenim görülen bölüm öğrenci işlerine veya evrak kayıt birimine teslim edilen dilekçe üst yazı ile öğrencinin öğrenim gördüğü akademik birime iletilir ve ilgili akademik birim tarafından öğrencinin notları sisteme girilir. Sonrasında ilgili öğrencinin akademik birimi tarafından işlenmiş notların bulunduğu transkript belge örneği Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne iletilir.

f) Bir dönem faaliyete katılan öğrenci gittiği kurumda aldığı dersleri ve not karşılıklarını gösterir bir adet transkript belgesi almalı, iki dönem faaliyete katılan öğrenci gittiği kurumda aldığı dersleri ve not karşılıklarını gösterir iki adet transkript belgesi almalıdır (Kesintisiz bir akademik yıl faaliyete katılan öğrenciler tüm derslerini ve notlarını gösterir tek bir transkript belgesi alabilirler). 

g) Öğrenci, gittiği kurumda aldığı dersleri geçerse, bu derslerden başarılı sayılır ve bölüm Erasmus koordinatörü tarafından not dönüşüm işlemi gerçekleştirilir ve OBS sistemine notları girilir. Benzer şekilde, gittiği kurumda aldığı ve ancak geçemediği olursa, bu derslerden başarısız sayılır ve bölüm Erasmus koordinatörü tarafından not dönüşüm işlemi gerçekleştirilerek OBS sistemine girilir. Öğrencinin gittiği kurumda almış olduğu toplam AKTS tutarının %30 ve üzerinde başarı sağlaması ve katılımcı sözleşmesinde yazılı olan tarih aralığında gittiği kurumda bulunması durumunda kalan hibe ödemesi gerçekleştirilir. Ancak %30'un altında başarı sağlaması ve/veya katılımcı sözleşmesinde yazılı olan tarihlere uygun olarak faaliyetini gerçekleştirmemesi durumunda kalan hibe ödemesi gerçekleştirilmez. 

h) Transkript belgesini almayan ve döndükten sonra Erasmus Ofisi'ne teslim etmeyen öğrencilerin faaliyetleri geçersiz sayılır. Öğrenci, geçersiz olan faaliyeti sonucu almış olduğu derslerden kalır ve giderken almış olduğu %80'lik hibe miktarını iade etmekle yükümlüdür. Ayrıca kalmış olduğu dersleri kendi bölümünde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki bölümü) tekrar almakla yükümlüdür.

Madde 14 - AB Katılımcı Anketi-EU Survey(Participant Report):

a) Katılımcı anketi, öğrencinin faaliyet ile ilgili görüşlerini bildirdiği online bir ankettir.

b) Öğrenci, online olarak cevaplanan bu anketi doldurmakla yükümlüdür.

c) Katılımcı anketi, öğrencinin hareketliliğini tamamlamasının ardından Erasmus başvuru sistemine (Turna Portal) kayıt olduğu mail adresine sistem tarafından otomatik olarak gönderilmektedir. Gelen mail içerisindeki link üzerinden sisteme giriş yaparak anket işlemi tamamlanmaktadır.

d) Öğrenci, faaliyetinin sonunda mail adresine ulaşan katılımcı anketini 30 takvim günü içerisinde çözmelidir. Katılımcı anketinin doldurulmaması durumunda toplam hibe üzerinden %20 oranında kesinti yapılır ve faaliyet geçersiz sayılır. Hibe almadan faaliyete katılan adaylar için de aynı durum söz konusu olup, Erasmus faaliyetleri geçersiz sayılmaktadır. Ayrıca gittiği kurumda tamamladığı dersleri de kendi kurumunda/biriminde tekrar alır.

Madde 15 - Pasaport Giriş/Çıkış Damgalarının Fotokopisi:

a) Öğrenci, ülkeden çıkış yaparken ve hareketliliği sonrası ülkeye giriş yaptığında damga vurulan sayfaların fotokopisini "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine göndermek ve bir kopyasınını Erasmus Ofisi'ne teslim etmekle yükümlüdür.

b) Bazı durumlarda damga izleri soluk olmakta ve giriş/çıkış tarihleri net olarak tespit edilememektedir. Buna bağlı olarak katılımcıdan, E-Devlet üzerinde Emniyet Genel Müdürlüğü'nün "Yurda Giriş/Çıkış Belge Sorgulama" hizmeti aracılığıyla alınabileceği karekodlu belge ayrıca talep edilmektedir.

DİKKAT: Erasmus+ öğrenim faaliyetinin  geçerliliği yukarıda belirtilen işlemlerin eksiksiz/hatasız şekilde tamamlanması ve asgari/azami sürelerin (min. 2 ay / maks.12 ay) sağlanması ile mümkündür. Aksi durumda faaliyetin tamamen geçersiz sayılması ve tahsis edilmiş ise tahsis edilen hibenin tamamının iadesi söz konusu olacaktır.

EK MADDELER

EK 1: Feragat

a) Öğrenci, faaliyete katılmak istemediği durumda hibeli ya da hibesiz seçilmiş olması farketmeksizin faaliyete katılmak istemediği hakkındaki kararını (feragatını) Erasmus Ofisi'ne bildirmekle yükümlüdür.

b) Faaliyetinin başlamasına 30 gün ve daha altında süresi kalmış olan ve buna rağmen Erasmus Ofisi ile herhangi bir iletişim kurmamış, herhangi bir işlemini tamamlamamış veya herhangi bir belge ibraz etmemiş adaylar faaliyetten doğrudan feragat etmiş olarak işlem göreceklerdir.

EK 2: Dönem Uzatma

a) Dönem uzatmak isteyen öğrencilerin dönem uzatma talebini imzalı bir dilekçe ile Erasmus Ofisi'ne iletmeleri gerekmektedir.

b) Dönem uzatma dilekçesi yukarıda "Diğer Form ve Dilekçeler" başlığı altında yer almaktadır.

c) Dönem uzatma dilekçeleri, uzatmak istenilen dönem başlamadan 2 ay öncesine kadar Erasmus Ofisi'ne iletilmelidir. Dilekçe imzalı olmak kaydı ile elden teslim edilebildiği gibi e-posta üzerinden de gönderilebilir.

d) Dönem uzatma, yalnızca kurumumuz ve karşı kurumun onayı ile mümkündür.

e) Dönem uzatmak isteyen öğrencilerin tamamlamış olduğu dönemde almış olduğu ders kredilerinden minimum %50 ve üzeri başarı sağlamaları istenmektedir. İstenen oranın altında başarı sağlayan öğrencilerin başvuruları uygun görülmeyebilir.

EK 3: Öğrenim Hareketliliği Sürecinde Ders Kayıtlanması

a) Hareketliliğe hibeli ya da hibesiz katılan öğrenciler, yurt dışında faaliyet gerçekleştirdikleri süre zarfında öğrenim gördüğü bölümünde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki bölümü) ders kayıtlanma döneminde ders kaydını yapar. Varsa normal ödedikleri harç/öğrenim ücretlerini ödemeye devam ederler. Ders kayıtlanmasını yapmayan öğrenciler faaliyete katılamaz. Katılsa dahi aktif öğrenci statüsünde olmadığı için gittiği kurumda tamamlamış olduğu dersler öğrenim gördüğü bölümde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'deki bölümü) sayılmaz ve dönem tekrarı yapmak durumunda kalır. Ders kayıtlanması öğrencinin öğrencilik statüsünü aktif durumda tutması için yapılmaktadır. Kayıt yalnızca öğrencilik statüsünün aktif bulunmasını sağlamak adına yapılır. Faaliyete katılan öğrenci öğrenim anlaşmasında (learning agreement) eşleştirme yaptığı dersleri takip etmekle yükümlüdür. Learning agreement belgesinde belirtilmeyen ders karşı kurumdan alınamaz ve/veya alınsa ve başarılı olunsa dahi akademik tanınma yapılmaması halinde öğrenim gördüğü birimde kabul edilmez. 

EK 4: Hak Edilen Hibe Miktarının Belirlenmesi

a) Hareketliliğe hibeli katılan öğrencilere faaliyete katılmadan önce vize almalarına yardımcı olmak için vize yazısı verilmektedir. Ayrıca vize aldıktan sonra öğrenci ile katılımcı sözleşmesi imzalanmaktadır. Vize yazısı ve katılımcı sözleşmesinde belirtilen tarihler ve hesaplanan hibe miktarı öğrencinin gideceği kurumdan almış olduğu kabul mektubundaki tarih aralığı dikkate alınarak belirlenmektedir. Öğrencinin kabul mektubundaki tarih aralığında fiziki olarak faaliyete katılacağı varsayılarak hibe tutarı hesaplanır. Ancak kabul mektubunda belirtilen fiziki faaliyet süresinin altında faaliyette bulunulması durumunda öğrenciye hesaplanan hibe tutarının altında, yani fiziki olarak faaliyette kaldığı gün sayısı kadar hibe ödemesi gerçekleştirilir (Örneğin; 1 Ekim'de akademik takvimi başlayan bir kuruma giden katılımcı, kuruma 5 Ekim'de ulaşmış ise hibe ödemesinin başlangıç tarihi 5 Ekim olarak dikkate alınır. Bu durumda katılımcı sözleşmesinde faaliyet başlangıç tarihi 1 Ekim olarak yazılı olsa dahi, faaliyete 5 Ekim'de başlamış olarak kabul edilir ve eksik olan gün sayısı kadar hibe kesintisi yapılır. Katılımcı sözleşmesinde yazan tutar her koşul altında katılımcıya ödenecek tutar anlamına gelmemektedir. Katılımcı, karşı kurumun akademik takvimi içerisinde kurumda hazır bulunması ve bunu kanıtlayıcı belgelerle kanıtlaması koşuluyla katılımcı sözleşmesinde yazan tutarın tamamını almaya hak kazanır). Program kuralı gereği, fiziki olarak yurt dışında faaliyette bulunulmayan herhangi bir gün için öğrenciye hibe ödemesi yapılmaz. Benzer şekilde öğrencinin gittiği kurumda, kurumun akademik takvimi dışındaki tarihlerde kurumda bulunması ya da gittiği şehirde/ülkede bulunması durumunda da bu süre için ödeme yapılmaz (Örneğin; 30 Haziran'da akademik takvimi (tüm sınavlar dahil) sona ermiş olan bir kuruma giden katılımcının 10 Temmuz'a kadar gittiği kurumda/şehirde/ülkede bulunması durumunda 30 Haziran sonrası kaldığı günler için herhangi bir hibe ödemesi söz konusu olmaz. 30 Haziran itibariyle faaliyet sonlanmış kabul edilir ve ancak 30 Haziran'a kadar hibe ödemesi gerçekleştirilir). Buna ek olarak, katılımcının gönderildiği kurumda sınavlarının erken bitmesine bağlı olarak kurumdan erken ayrılması ancak Türkiye'ye dönüş yapmaması halinde arada geçirilen süre için de ödeme yapılması söz konusu değildir (Örneğin; Teslim ettiği belgelerde 15 Ocak'ta sınavlarını tamamlamış ve kurumdan ayrılmış bir katılımcı, Türkiye'ye dönüş yapmamış, 25 Ocak tarihine kadar gittiği ülkede veya başka bir ülkede kalmış ve 25 Ocak'ta dönüş yapmış ise aradaki 10 günlük süre için hibe ödemesi gerçekleştirilmez. Katılımcının gittiği kurumda akademik takvimi 30 Ocak tarihinde bitiyor olsa dahi, 15 Ocak'ta kurumdan ayrılması nedeniyle katılımcıya 15 Ocak tarihine kadar hibe ödemesi yapılır).

EK 5: Ders Seçimleri ve Asgari AKTS Miktarının Belirlenmesi

a) Özellikle gidilen kurumda alınan derslerin Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nde alınan toplam ders AKTS miktarından düşük olmaması gerekmektedir. Gidilen kurumda alınan dersler ve AKTS miktarlarının faaliyet sonrasında faaliyete katılan öğrencinin OBS sisteminde transkript belgesine işleneceği için, gidilen kurumda daha az AKTS ders yükü alınması halinde faaliyete katılan öğrenci için AKTS açığı oluşacaktır. Bu durum ise mezuniyet duruma etki edecektir. Bu nedenle gidilen kurumda alınan AKTS ders yükü miktarının gönderen kurum, yani Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nde alınan AKTS ders yükünden fazla olması gerekmektedir. Örnek olarak; Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nde 30 AKTS ders yüküne karşılık faaliyete katıldığı kurumda 28 AKTS alan öğrencinin faaliyet sonrasında OBS sistemine toplamda 28 AKTS işlenecektir. Bunun sonucunda öğrencinin 2 AKTS kredi açığı oluşacak ve eksik olan 2 krediyi tamamlamadan mezun olamayacaktır. Dolayısıyla faaliyete katılacak öğrencilerin bu konuya azami düzeyde özen göstermeleri, faaliyet sonrasında mezuniyet açısından bir engel olmaması için gidecekleri kurumda aldıkları ders AKTS tutarlarının Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nde aldıkları toplam AKTS tutarına eşit veya yüksek olması gerekmektedir.

DİKKAT: Yukarıda belirtilen maddeler öğrenim hareketliliği sürecinde yapılması gerekli/zorunlu işlemlerdir. Bu maddelerde belirtilen işlem ve yükümlülüklerin zamanında ve tam olarak yerine getirilmemesi durumunda faaliyetin geçersiz sayılması, hibede kesinti yapılması ya da tahsis edilen hibenin tamamının kuruma iade edilmesi gibi yaptırımların söz konusu olabileceği faaliyete katılım sağlayan/sağlayacak olan tüm katılımcılar tarafından bilinmelidir. Burada yazılı olan içerik faaliyete katılım sağlayan/sağlayacak olan tüm adaylar için tebliğ niteliği taşımaktadır.