DİKKAT: Burada yer alan belgeler ve yapılması gereken işlemler Erasmus staj hareketliliği için başvurusunu tamamlamış ve başvurusu sonucunda hibeli ya da hibesiz olarak faaliyete katılmaya hak kazanmış adaylara yöneliktir. Erasmus staj hareketliliği başvurusu aşamasında bu belge ve işlemler talep edilmemektedir. Erasmus staj hareketliliği başvurularında gerekli belge ve işlemler ilgili başvuru ilanının içeriğinde belirtilmektedir.
DİKKAT: Aşağıdaki belgelerin dijital ortamda doldurulması gerekmektedir. İmza dışında belge içerisinde el ile doldurulacak herhangi bir yer bulunmamaktadır. Belgeler dijital ortamda doldurulduktan sonra imzalanıp iletilmelidir.
1) Online Learning Agreement for Traineeship (Staj Anlaşması)
2) Staj Hareketliliği İş Planı
4) Banka Hesap Bilgisi (Euro Hesap Bilgisi)
5) Pasaport ve Vize Fotokopisi
6) Online Language Support (OLS) Testi
1) During the Mobility (Staj Anlaşması Değişiklik Formu)
2) Confirmation of Arrival-Departure
1) Katılım Sertifikası (İmzalı ve Damgalı)
2) Performans Değerlendirme Formu (İmzalı ve Damgalı)
3) Online Language Support (OLS) Testi
4) AB Katılımcı Anketi (EU Participant Survey)
5) Pasaport Giriş/Çıkış Damgalarının Fotokopisi
Erasmus+ Staj Hareketliliğine katılacak olan öğrenciler aşağıdaki maddelerde belirtilen belge ve işlemleri eksiksiz olarak tamamlamakla yükümlüdürler(Madde 4; hibesiz öğrenciler için istisna oluşturur. Faaliyete hibesiz katılan öğrenciler kendileri istemeleri durumunda hesap açtırabilirler). Belge ve işlemlerini eksik veya yanlış yapan öğrencilerin bu eksiklik veya yanlışlıktan kaynaklı olası sonuçlar kendi sorumluluklarındadır.
Madde 1 - Learning Agreement for Traineeship (Staj Anlaşması):
a) Öğrenci bölüm staj anlaşmasını hazırlamakla yükümlüdür.
b) Staj anlaşması öğrenci tarafından doldurulur.
c) Staj anlaşmasının gönderen kurum (sending institution) bilgileri ve gidilen kurum (receiving institution) bilgileri öğrenci tarafından doldurulur.
d) Öğrenci gönderen ve gidilen kurum bilgilerini doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurmakla yükümlüdür.
e) Öğrenci staj anlaşmasını tamamladıktan sonra önce kendisi belgeyi imzalar.
f) Öğrenci imzaladığı staj anlaşması belgesini imzalanmak üzere bölüm Erasmus koordinatörüne iletir. Bölüm Erasmus koordinatöründen imza almak öğrencinin yükümlüğündedir.
g) Bölüm Erasmus koordinatörü izinli veya raporlu ise bölüm Erasmus koordinatör yardımcısından imzası alınır.
h) Staj anlaşmasını öğrenci ve bölüm Erasmus koordinatörü imzaladıktan sonra, öğrenci staj anlaşması belgesini Erasmus ofisine iletir ve Erasmus kurum koordinatöründen imzasını alır. Öğrenci tarafından imzalanmayan ya da bölüm Erasmus koordinatörü tarafından imzalanmayan staj anlaşmaları Erasmus kurum koordinatörü tarafından imzalanmaz.
ı) Öğrenci kendi imzası, bölüm Erasmus koordinatörünün imzası ve Erasmus kurum koordinatörü imzası bulunan staj anlaşması belgesini imzalanmak üzere gideceği kurumda iletişimde olduğu yetkili kişiye iletir ve yetkili kişinin imzası ve kurum damgasının vurulmasını sağlar. Staj anlaşmasını karşı kuruma iletmek ve karşı kurumun imzasını/damgasını almak öğrencinin yükümlülüğündedir.
j) Öğrenci gideceği kurumdan da gerekli imzaları aldıktan sonra imzaları tamamlanmış olan staj anlaşmasını Erasmus ofisine elden ya da posta yoluyla teslim eder. Aynı zamanda belgenin dijital bir nüshasını app.int.cbu.edu.tr sisteminde yer alan hesabına yükler.
k) Öğrencinin staj anlaşmasında belirtmiş olduğu kurum/kuruluşun, yapılacak staj içeriğinin veya yapılacak staj tarihlerinin değişmesi durumunda, yeniden staj anlaşması hazırlar ve yukarıdaki bendlerde yazılan işlemlerin her birini tekrarlar.
Madde 2 - Bölüm Staj Onay ve Değerlendirme Formu:
a) Erasmus staj hareketliliğine katılacak olan öğrenciler bölüm staj onay formu hazırlamak ve gerekli onayları almakla yükümlüdür.
b) Zorunlu stajını Erasmus kapsamında yapmak isteyen öğrencilerin önce Bölüm Başkanı'ndan, Bölüm Staj Koordinatöründen(varsa) ve Bölüm Erasmus Koordinatöründen onay almaları gerekmektedir.
c) Stajını gönüllü olarak gerçekleştirecek öğrencilerin yalnızca Bölüm Erasmus Koordinatöründen imza almaları yeterlidir.
d) Öğrenci sorumlu kişilerden onayını aldıktan sonra belgeyi app.int.cbu.edu.tr başvuru sistemine yükler.
Madde 3 - Sağlık Sigortası:
a) Öğrenci sağlık sigortası yaptırmakla yükümlüdür.
b) Staj hareketliliğine hibeli ya da hibesiz katılacak tüm öğrencilerin gidecekleri ülkedeki sağlık kurumlarında alacakları tedavileri karşılayacak sağlık sigortasına sahip olmaları gerekmektedir. Aksi taktirde faaliyete katılamazlar.
c) Yapılan sağlık sigortası aşağıda belirtilen şartları taşımalıdır;
d) Öğrencinin sağlık sigortası yukarıda belirtilen şartları sağlamalıdır. Yukarıda belirtilen şartları sağlamayan sağlık sigortası kabul edilmemektedir.
e) Öğrenci gerekli araştırmaları yaptıktan sonra bütçesine uygun, yukarıda belirtilen şartları sağlayan bir sigorta belirleyip, sağlık sigortasını yaptırabilir.
Madde 4 - Banka Hesap Bilgisi (Euro Hesabı IBAN No):
a) Staj hareketliliği için "Asil(Hibeli)" olarak seçilmiş öğrenci Erasmus ofisinin öğrenciye bildireceği bir banka üzerinden Euro hesabı açtırmalıdır.
b) Euro hesabı açtırmayan öğrenciye hibe ödemesi yapılamaz.
d) Staj hareketliliğinden hibesiz olarak faydalanan öğrencilerin Euro hesabı açtırmalarına gerek yoktur. Ancak isteğe bağlı olarak açtırabilirler.
Madde 5 - Pasaport ve Vize Fotokopisi:
a) Staj hareketliliğine katılacak olan öğrencilerin pasaport çıkarmaları gerekmektedir.
b) Hali hazırda pasaporta sahip olan öğrencilerin pasaport çıkarmalarına gerek yoktur. Ancak pasaportun bitiş tarihinin öğrencinin yurt dışında geçireceği dönemi kapsaması ve vizeye başvurduğu ülkenin asgari süre şartını sağlaması gerekir.
c) Pasaport başvuru ve pasaport çıkarma işlemleri öğrenci tarafından yürütülür ve öğrenci yükümlülüğündedir.
d) Öğrenci pasaport aldıktan sonra staj faaliyetine katılacağı ülke için vize sürecini başlatır.
e) Vize süreci ve vize alma işlemi öğrencinin sorumluluğundadır. Öğrenci gideceği ülkenin vize şartlarını araştırır ve gerekli belgeleri düzenleyerek vize başvurusunda bulunur.
f) Her ülkenin vize süreci farklı işlemektedir. Yani, A ülkesine gidecek olan öğrenci B ülkesine gidecek olan öğrenci ile aynı vize sürecine tabi olmayabilir. Dolayısıyla ülkelerin öğrencilerden talep ettiği asgari gereklilikler ilgili ülkenin belirlediği gereklilikler olup, ilgili ülkenin inisiyatifindedir.
g) Vize başvurusunda bulunacak olan öğrenciler başvuru yapmadan önce Erasmus ofisi tarafından hazırlanan "Vize Yazısı" belgesini almalıdırlar. Vize yazısını almadan vize başvurusu yapan öğrencilerin vize sürecinde yaşayacağı olumsuzluklar öğrencinin sorumluluğundadır. Dolayısıyla vize yazısı almadan vize başvurusunda bulunulmamalıdır. Faaliyetten hibesiz faydalanan öğrencilerin de vize yazısı almaları gerekmektedir.
h) Vize başvurusunu tamamlayıp vizesini alan öğrencilerin hibe sözleşmesi, taahhütname ve beyanname belgelerinin düzenlenmesi için Erasmus ofisi ile iletişime geçmeleri gerekmektedir.
ÖNEMLİ NOT: Staj hareketliliğine katılacak olan tüm öğrenciler vize süreçlerini takip etmekle ve vize için istenen şartları yerine getirmekle yükümlüdür. Öğrenci vize için hangi belgelerin gerektiği, bu belgelerin kaç günde tamamalanabildiği, vize için kaç günde randevu alınabildiği, belgelerin teslimi sonrası vizenin kaç günde çıktığı gibi süreçlerin ne kadar zaman alabileceğini önceden hesaplayıp, bu süreleri göz önünde bulundurarak uygun tarih aralığında vize başvurusunda bulunmalıdır. Bu süreler ülkeden ülkeye farklılık gösterebilir. Bu nedenle herhangi bir gecikmenin yaşanmaması, zamanında vizenin alınması ve faaliyete başlanması öğrencinin inisiyatifinde ve sorumluluğundadır.
Madde 6 - Erasmus Öğrenci Beyannamesi: Öğrenci, 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıkltan sonra Erasmus Öğrenci Beyannamesi'ni yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Öğrenci Beyannamesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Öğrenci Beyannamesi yaptırması zorunludur.
Madde 7 - Erasmus Öğrenci Taahhütnamesi: Öğrenci, 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıkltan sonra Erasmus Öğrenci Taahhütnamesi'ni yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Öğrenci Taahhütnamesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Öğrenci Taahütnamesi yaptırması zorunludur.
Madde 8 - Hibe Sözleşmesi: Öğrenci, 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıkltan sonra Erasmus Hibe Sözleşmesini yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Hibe Sözleşmesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Hibe Sözleşmesi yaptırması zorunludur.
Madde 9 - OLS (Online Dil Testi) (1. Test) (2. Test):
a) OLS (Online Linguistic Support), online bir dil testidir.
b) Öğrenci faaliyete katılmadan önce ve faaliyeti tamamladıktan sonra olmak üzere iki kez bu testi tamamlamakla yükümlüdür.
c) Test öğrencinin app.int.cbu.edu.tr sisteminde kayıtlı olan mail adresine tanımlanır. Tanımlanan test öğrencinin mail adresine bir link olarak sistem tarafından otomatik olarak gönderilir. Öğrenci gelen mail içerisindeki link üzerinden OLS sistemine girerek testini tamamlar.
d) Öğrenci giderken ve faaliyetten döndükten sonra olmak üzere iki kez bu teste girmekle yükümlüdür.
e) Öğrencinin dil seviyesinin ilk girdiği testte C2 düzeyde çıkması durumunda sistem ikinci test(döndükten sonra çözülmesi gereken) linkini göndermemektedir. Dolayısıyla ilk sınavda dil düzeyi C2 olan öğrenciler ikinci sınava girmezler.
Madde 10 - During the Mobility (Staj Anlaşması Değişiklik Formu): Öğrencinin, staj hareketliliğinde değişiklik olması durumunda, "Staj Anlaşması Değişiklik Formu" doldurarak bu değişikliği belgelemekle yükümlüdür.
Madde 11 - Onaylı Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance):
a) Öğrenci hareketliliğini tamamladığında gittiği kurumdan ayrılmadan önce katılım sertifikasını ıslak imzalı ve damgalı olarak almakla yükümlüdür.
b) Faaliyetini tamamlayan öğrenci, almış olduğu onaylı katılım sertifikasının dijital versiyonunu app.int.cbu.edu.tr sisteminde dosyalar bölümüne yükler. Belgenin aslını ise elden ya da posta yolu ile Erasmus ofisine teslim eder.
c) Katılım sertifikası almayan ve döndükten sonra Erasmus ofisine teslim etmeyen öğrencilerin faaliyetleri geçersiz sayılır. Öğrenci, geçersiz olan faaliyeti sonucu giderken almış olduğu %80'lik hibe miktarını iade etmekle yükümlüdür.
Madde 12 - Performans Değerlendirme Formu (Evaluation of the Trainee):
a) Öğrencinin, staj hareketliliğine katıldığı kurumdan aldığı, staj hareketliliği performansının değerlendirildiği belgedir.
b) Öğrencinin yapmış olduğu staj faaliyetinin zorunlu veya gönüllü olma durumuna bakılmaksızın, öğrencinin bu belgeyi gittiği kurumdan alması ve gönderildiği kuruma teslim etmesi zorunludur.
c) Öğrenci, hareketlilik sonrasında belgenin dijital kopyasını app.int.cbu.edu.tr sistemine yüklemek ve belgenin aslını Erasmus Ofisi'ne teslim etmekle yükümlüdür.
d) Gönüllü staj hareketliliğine katılan katılımcıların bu belgeyi alma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Madde 13 - AB Katılımcı Anketi-EU Survey(Participant Report):
a) Katılımcı anketi, öğrencinin faaliyet ile ilgili görüşlerini bildirdiği online bir ankettir.
b) Öğrenci online olarak cevaplanan bu anketi doldurmakla yükümlüdür.
c) Katılımcı anketi öğrencinin hareketliliğini tamamlamasının ardından başvuru sistemine(app.int.cbu.edu.tr) kayıt olduğu mail adresine sistem tarafından otomatik olarak gönderilmektedir. Gelen mail içerisindeki link üzerinden sisteme giriş yaparak anket işlemi tamamlanmaktadır.
Madde 14 - Pasaport Giriş/Çıkış Damgalarının Fotokopisi:
a) Öğrenci, ülkeden çıkış yaparken ve hareketliliği sonrası ülkeye giriş yaptığında damga vurulan sayfaların fotokopisini app.int.cbu.edu.tr adresine yüklemek ve bir kopyasınını Erasmus ofisine teslim etmekle yükümlüdür.
b) Bazı durumlarda damga izleri soluk olmakta ve giriş/çıkış tarihleri net olarak tespit edilememektedir. Bu gibi durumlara karşı E-Devlet üzerinde Emniyet Genel Müdürlüğü'nün "Yurda Giriş/Çıkış Belge Sorgulama" hizmeti aracılığıyla alınabilen karekodlu belge talep edilebilmektedir.
ÖNEMLİ: Staj hareketliliği ilanlarında belirtilen; mezun öğrencilerin 12 Ay'a kadar mezun olmadan önce hak kazandıkları staj faaliyetinden faydalanma hakları bulunmaktadır. Öğrencilerin belirtilen bu 12 aylık süre içerisinde stajlarını tamamlamaları gerekmektedir. Hiçbir koşulda bu 12 aylık süre aşılamaz. Aşıldığı taktirde öğrenci hak kazanmış olsa dahi staj faaliyetten yararlanamaz. Öğrencilerin mezuniyet sonrası süreçlerini takip ederek belirtilen yasal süreler içerisinde gerekli belgelerini hazırlamaları ve tanınan süre içerisinde faaliyetlerini tamamlamaları gerekmektedir.
ÖNEMLİ: Staj haretkliliği süresince yapılan işlem ve hazırlanan belgelerin nihai versiyonlarının app.int.cbu.edu.tr sistemine yüklenmesi, işlem/belge takibi sağlaması açısından oldukça önem arz etmektedir. Dolayısıyla faaliyete katılan tüm öğrencilerin süreç boyunca hazırladıkları/aldıkları tüm belgeleri app.int.cbu.edu.tr sistemine yüklemeleri özellikle istenmektedir.
DİKKAT: Yukarıda belirtilen maddeler staj hareketliliği sürecinde yapılması gerekli/zorunlu işlemlerdir. Burada belirtilen belge ve işlemlerin takibi katılımcının sorumluluğundadır. Katılımcı burada belirtilen belge ve işlemleri takip etmek ve zamanında tamamlamakla yükümlüdür. Bu maddelerde belirtilen işlem ve yükümlülüklerin zamanında ve tam olarak yerine getirilmemesi durumunda oluşabilecek olumsuz sonuçlar katılımcının sorumluluğunda olmakla birlikte, faaliyetin geçersiz sayılması, hibede kesinti yapılması ya da tahsis edilen hibenin tamamının kuruma iade edilmesi gibi yaptırımların söz konusu olabileceği faaliyete katılım sağlayan/sağlayacak olan tüm katılımcılar tarafından bilinmelidir. Burada yazılı olan içerik faaliyete katılım sağlayan/sağlayacak olan tüm adaylar için tebliğ niteliği taşımaktadır.
Staj Hareketliliği Feragat Dilekçesi.docx
Staj Hareketliliği Kontrol Listesi.pdf