ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ TAM TANINMA SÜRECİ
1) PROGRAM KURALI:
Yükseköğretim kurumu, yurtdışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınma sağlamakla yükümlüdür.
2) “Tam Tanınma” nedir?
Gidilen kurumda alınan ve öğrencinin öğrenim/staj anlaşmasında yer alan derslerin/stajın orijinal isimleri ve kredilerinin transkript ve Diploma Eki’nde yer alması dipnotlarda açık bir şekilde, öğrencinin Erasmus+ kapsamında hareketlilikten faydalandığının belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca transkript ve Diploma Eki 6.1’de hangi derslerin Erasmus+ kapsamında ve hangi yükseköğretim kurumunda alındığı anlaşılır bir şekilde gösterilmelidir.
3) “Tam Tanınma” nasıl gerçekleştirilir?
Misafir olunan kurumda alınan ve öğrencinin öğrenim anlaşmasında yer alan derslerin orijinal isimleri ve kredilerinin transkript ve Diploma Eki’nde yer alması dipnotlarda açık bir şekilde, öğrencinin Erasmus+ kapsamında hareketlilikten faydalandığının belirtilmesi şeklinde tam tanınma işlemi gerçekleştirilir.
TAM TANINMA İŞLEM AŞAMALARI
MADDE 1) Öğrenci bölüm Erasmus koordinatörü ile koordineli olarak gideceği kurumdan uygun dersleri seçerek Online Learning Agreement for Studies (Online Öğrenim Anlaşması-OLA) belgesini hazırlar. (OLA belgesinin nasıl hazırlanacağını öğrenmek için TIKLAYINIZ!)
MADDE 2) Online öğrenim anlaşması (online learning agreement) belgesi uygun bir şekilde hazırlandıktan sonra öğrenci belgesini sistem üzerinden imzalar.
MADDE 3) Öğrenim anlaşması sistem üzerinden öğrenci tarafından imzalandıktan sonra belge sistem tarafından otomatik olarak Erasmus Kurum Koordinatörü'nün onayına gönderilir.
MADDE 4) Erasmus Kurum Koordinatörü'nün online öğrenim anlaşmasını onaylaması için öğrenci tarafından öncelikle "Öğrenim Anlaşması Ders Onay Belgesi" hazırlanmalıdır. Bu belge hazırlandıktan sonra önce öğrenci bu belgeyi imzalar ve daha sonra Erasmus Bölüm Koordinatörü'ne imzalatır. Öğrenci imzalanan bu belgeyi daha sonra Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne iletir.
MADDE 5) Öğrenci, karşı kurumdan seçmiş olduğu derslerin kendi bölümünde aynı şekilde sayılması için akademik tanınma dilekçesi hazırlar. (Akademik tanınma dilekçesi örneğine ulaşmak için TIKLAYINIZ!)
MADDE 6) Öğrenci akademik tanınma dilekçesini uygun bir şekilde hazırladıktan sonra, öncelikle tanınma dilekçesinin ekindeki tablo için Erasmus Bölüm Koordinatörü'nden imza alır. Sonrasında ise dilekçe kısmını kendi imzlayarak dilekçesini Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne iletir. Dilekçe ekinde daha önce Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne teslim ettiği "Öğrenim Anlaşması Ders Onay Belgesi"nin bir örneği bulunmalıdır.
MADDE 7) Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü, öğrenci tarafından verilen dilekçeyi, ekleri ile birlikte teslim alarak, öğrencinin öğrencim gördüğü enstitü/fakülte yönetim kurulunun onayı için ilgili akademik birime üst yazı ile gönderir.
MADDE 8) Dilekçe ile iletilen talepler, enstitü/fakülte yönetim kurulu tarafından onaylanıp karara bağlandıktan sonra, kararın bir örneği Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne ivedi olarak bildirilir.
MADDE 9) Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü alınan kararı arşivlenmek üzere öğrenci adına tutulan dosyalar arasına kaldırır.
MADDE 10) Bu işlemler sonrasında öğrencinin yurt dışında almış olduğu dersler kurumumuzda resmi olarak tanınmış olur.
MADDE 11) Öğrenci, yurt dışında gitmiş olduğu kurumda koordinatörünün onayı dahilinde ders değişikliği yaparsa, yani gitmeden önce buradan seçmiş olduğu derslerde değişiklik yaparsa, tekrar akademik tanınma dilekçesi hazırlayarak Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne iletmek zorundadır.
MADDE 12) Ders değişikliği işlemi (During the mobility) tıpkı online öğrenim anlaşması gibi OLA (https://learning-agreement.eu) sisteminden gerçekleştirilmektedir. Öğrenci bu sistemde ders ekleme ve çıkarma yapar. Daha sonra yeni bir "Öğrenim Anlaşması Ders Onay Belgesi" hazırlayarak ve gerekli imzaları alarak Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne iletir. İlettiği bu belgeye istinaden öğrencinin OLA sisteminde yapmış olduğu ders değişikliği onaylanır.
MADDE 13) Öğrenci, ders değişimi onaylandıktan sonra yeni bir akademik tanınma dilekçesi hazırlayarak gerekli imzaları aldıktan sonra dilekçesini Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne gönderir.
MADDE 14) Öğrencinin iletmiş olduğu dilekçe ve eki yeniden enstitü/fakülte yönetim kurulu kararı alınması için öğrencinin öğrenim gördüğü akademik birime üst yazı ile gönderilir.
MADDE 15) Enstitü/fakülte yönetim kurulu tarafından onaylanıp karara bağlandıktan sonra, kararın bir örneği Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne ivedi olarak bildirilir.
MADDE 16) Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü alınan kararı arşivlenmek üzere öğrenci adına tutulan dosyalar arasına kaldırır.
MADDE 17) Bu işlemler sonrasında öğrencinin yurt dışında almış olduğu dersler kurumumuzda resmi olarak tanınmış olur.
MADDE 18) Öğrenci faaliyetini tamamlayıp yurda dönüş yaptıktan sonra gitmiş olduğu kurumdan almış olduğu transkript belgesinin bir nüshasını Erasmus Bölüm Koordinatörü'ne teslim eder. Erasmus Bölüm Koordinatörü öğrencinin gittiği kurumdan aldığı transkript belgesindeki notları Üniversitemiz not dönüşüm sistemine dönüştürür. Öğrenci "Not Dönüşüm Onayı Dilekçesi" hazırlayarak Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından dönüşümü yapılan not dönüşüm tablosunun yer aldığı dilekçesini Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne iletir.
MADDE 19) Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü öğrenci tarafından iletilmiş olan "Not Dönüşüm Onayı Dilekçesi"ni öğrencinin öğrenim gördüğü akademik birime üst yazı ile gönderir. Öğrencinin öğrenim gördüğü akademik birim, öğrenciye ait Not Dönüşüm Onayı Dilekçesi içerisinde yer alan ders notlarını OBS sisteminde transkriptine işler. OBS sistemine işlenen notların yer aldığı bir adet transkript örneği ilgili akademik birim tarafından üst yazı ile Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne iletilir (Not karşılıkları ile ilgili olarak dönüşüm tablosuna ulaşmak için TIKLAYINIZ!).
MADDE 20) Öğrencinin yurt dışında almış olduğu dersler OBS sistemine işlenirken dikkat edilmesi gereken iki önemli husus vardır. Bunlardan birincisi hangi derslerin yurt dışında alındığı, ikincisi ise bu derslerin hangi kurumdan alındığıdır. OBS sistemine notların girişi yapılırken, yurt dışında alınan dersler ve hangi kurumda alındığına dair ek bilginin transkript içerisinde ve dipnotlarında açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Bunlar; tam tanınma kapsamında yapılması gereken zorunlu bir işlemdir.