Madde 13 - Transkript (TOR-Transcript Of Records):

a) Öğrenci, hareketliliğini tamamladığında gittiği kurumdan ayrılmadan önce transkript belgesini almakla yükümlüdür.

b) Faaliyetini tamamlayan öğrenci, almış olduğu transkriptin dijital versiyonunu "erasmus.ogrenim@cbu.edu.tr" e-mail adresine gönderir. Belgenin bir kopyasını ise bölüm bölüm Erasmus koordinatörüne teslim eder. Belgenin aslını ise elden ya da posta yolu ile Erasmus Ofisi'ne teslim etmekle yükümlüdür.

c) Öğrenci, bölüm Erasmus koordinatörüne teslim ettiği Transkript belgesinin yanı sıra "Not Dönüşüm Onayı Belgesi" ni hazırlayarak bölüm Erasmus koordinatörüne iletir. "Not Dönüşüm Onayı Belgesi" öğrencinin gittiği kurumda aldığı dersleri ve notları gösteren transkript belgesindeki notlarının bölüm Erasmus koordinatörü tarafından Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki not sistemine dönüştürülen ve koordinatör tarafından imzalanan belgedir.

d) Öğrenci, Not Dönüşüm Onay Belgesi'nde bulunan Not Dönüşüm Tablosu'nda aldığı derslerin kodlarını (varsa), isimlerini, notlarını ve ECTS tutarlarını yazar. Daha sonra bölüm Erasmus koordinatörüne iletir. Bölüm Erasmus koordinatörü OBS sistemine işlenecek AKTS tutarlarını ve Harf Notu Karşılıkları'nı tabloya yazarak tablo altında yer alan kısımda gerekli bilgileri yazdıktan sonra imzalar. İmzaladığı belgeyi öğrenciye iletir. Öğrenci, bölüm Erasmus koordinatörü tarafından imzalanan Not Dönüşüm Onay Belgesi'ni imzalı dilekçesi ile öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine veya evrak kayıt birimine teslim eder.

e) Öğrenci tarafından öğrenim görülen bölüm öğrenci işlerine veya evrak kayıt birimine teslim edilen dilekçe üst yazı ile öğrencinin öğrenim gördüğü akademik birime iletilir ve ilgili akademik birim tarafından öğrencinin notları sisteme girilir. Sonrasında ilgili öğrencinin akademik birimi tarafından işlenmiş notların bulunduğu transkript belge örneği Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü'ne iletilir.

f) Bir dönem faaliyete katılan öğrenci gittiği kurumda aldığı dersleri ve not karşılıklarını gösterir bir adet transkript belgesi almalı, iki dönem faaliyete katılan öğrenci gittiği kurumda aldığı dersleri ve not karşılıklarını gösterir iki adet transkript belgesi almalıdır (Kesintisiz bir akademik yıl faaliyete katılan öğrenciler tüm derslerini ve notlarını gösterir tek bir transkript belgesi alabilirler). 

g) Öğrenci, gittiği kurumda aldığı dersleri geçerse, bu derslerden başarılı sayılır ve bölüm Erasmus koordinatörü tarafından not dönüşüm işlemi gerçekleştirilir ve OBS sistemine notları girilir. Benzer şekilde, gittiği kurumda aldığı ve ancak geçemediği olursa, bu derslerden başarısız sayılır ve bölüm Erasmus koordinatörü tarafından not dönüşüm işlemi gerçekleştirilerek OBS sistemine girilir. Öğrencinin gittiği kurumda almış olduğu toplam AKTS tutarının %30 ve üzerinde başarı sağlaması ve katılımcı sözleşmesinde yazılı olan tarih aralığında gittiği kurumda bulunması durumunda kalan hibe ödemesi gerçekleştirilir. Ancak %30'un altında başarı sağlaması ve/veya katılımcı sözleşmesinde yazılı olan tarihlere uygun olarak faaliyetini gerçekleştirmemesi durumunda kalan hibe ödemesi gerçekleştirilmez. 

h) Transkript belgesini almayan ve döndükten sonra Erasmus Ofisi'ne teslim etmeyen öğrencilerin faaliyetleri geçersiz sayılır. Öğrenci, geçersiz olan faaliyeti sonucu almış olduğu derslerden kalır ve giderken almış olduğu %80'lik hibe miktarını iade etmekle yükümlüdür. Ayrıca kalmış olduğu dersleri kendi bölümünde (Manisa Celal Bayar Üniversitesi'ndeki bölümü) tekrar almakla yükümlüdür.

DİKKAT!!! Aşağıda belge örneği bulunan "Not Dönüşüm Onayı Belgesi" öğrenci tarafından hazırlanmalı/doldurulmalıdır. Öğrenci, bu belgeyi öğrenim gördüğü akademik birime hitaben hazırlamalıdır. Yani öğrenci, fakültesini, bölümünü, öğrenci numarasını, faaliyete katıldığı akademik yılı, faaliyete katıldığı dönemi, faaliyete katıldığı üniversiteyi ve dilekçenin tarih bilgisini yazmalıdır. Aynı şekilde, Not Dönüşüm Tablosu'nda aldığı derslerin kodunu, adını, alınan notu, dersin ECTS miktarını yazmalıdır. Erasmus bölüm koordinatörü tarafından yalnızca "OBS Sistemine İşlenecek AKTS Tutarı" ve "Harf Notu Karşılığı" yazılacak ve tablo altındaki ilgili yer koordinatör tarafından imzalanacaktır. Öğrenci, sonrasında bu dilekçeyi öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerine veya evrak kayıt birimine teslim ederek derslerinin dönüştürülmesi ve OBS sistemine işlenmesi talebini resmi olarak iletmiş olur.