Madde 7 - Katılımcı Taahhütnamesi: Öğrenci "Gerekli Formlar/İşlemler" sekmesinde 1. 2. 3. 4. ve 5. maddedeki işlemleri tamamlandıktan ve belgelerini hazırladıktan sonra faaliyete başlamadan önce Erasmus Katılımcı Taahhütnamesi'ni yaptırmak için Erasmus Ofisi'ne gelir. Katılımcı Taahhütnamesi, Erasmus Ofisi'nde düzenlenir. Faaliyetten hibesiz faydalanacak öğrencilerin de Erasmus Katılımcı Taahhütnamesi yaptırması zorunludur.
Katılımcı Taahhütnamesi, Katılımcı Sözleşmesi ile birlikte Erasmus Ofisi tarafından hazırlanmaktadır. Katılımcı Taahhütnamesi aşağıdaki taahhütleri kapsamaktadır.
Katılımcı, hareketlilik öncesinde, hareketlilik esnasında ve hareketlilik sonrasında tamamlanması gereken, aşağıda belirtilen belge ve işlemleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmekle yükümlüdür. Katılımcı tarafından, tamamlanması gereken belge ve işlemlerin istenen zamanda tamamlanmaması, eksik/hatalı tamamlanması veya hiç tamamlanmaması durumunda hareketlilik öncesi yapılan hibe ödemesinin iade alınması ve/veya kalan hibe ödemesinin yapılmaması gibi müeyyideler işleme konulur. Buna ek olarak, katılımcının hareketliliği geçersiz sayılır ve katılımcı, gönderen kurumunda hareketlilik öncesi seçmiş olduğu ve öğrenim anlaşmasında belirttiği derslerin tamamını yeniden almakla yükümlüdür.
Hareketlilik öncesinde tamamlanması gereken belgeler/işlemler:
o Online öğrenim anlaşması (Online Learning Agreement-OLA) (Katılımcı, hareketlilik öncesinde öğrenim anlaşmasını hazırlamak ve tüm taraflardan onay almakla yükümlüdür)
o Akademik tanınma dilekçesi (Katılımcı, öğrenim anlaşmasında belirttiği dersler için öğrenim gördüğü akademik birimin yönetim kurulundan akademik tanınma onayı almakla yükümlüdür)
o Sağlık sigortası (Katılımcı, hareketliliğe katılacağı ülkede ve hareketlilik süresince geçerli olan ve en az 30.000 € teminatlı bir sağlık sigortası yaptırmakla yükümlüdür)
o Pasaport ve vize fotokopisi (Katılımcı, pasaport bilgileri sayfasının ve vizenin bulunduğu sayfanın bir kopyasını Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne teslim etmekle yükümlüdür)
o Katılımcı sözleşmesi (Katılımcı, hibeli veya hibesiz olması fark etmeksizin, Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile katılımcı sözleşmesi yapmak ve bu sözleşmeyi imzalamakla yükümlüdür)
Hareketlilik esnasında tamamlanması gereken belgeler/işlemler:
o Yerleştirilen kuruma varış belgesi (Arrival Form) (Katılımcı, yurtdışına çıkış tarihi itibariyle, bu belgeyi en kısa sürede Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne iletmekle yükümlüdür. Katılım sertifikasında karşı kuruma varış tarihinin yazılı olması arrival form olarak kabul edilebilir)
o Ders değişikliği formu (During the mobility)(Ders değişikliği olması halinde, katılımcı, hareketlilik esnasında ders değiştirmesi durumunda bu belgeyi düzenlemekle yükümlüdür)
o Yeni akademik tanınma dilekçesi (Hareketlilik esnasında ders değişikliği yapılması ve ders değişikliği formu hazırlanması durumunda katılımcı, yeni bir akademik tanınma dilekçesi hazırlayarak öğrenim gördüğü akademik birimin yönetim kurulundan yeni bir akademik tanınma onayı almakla yükümlüdür)
Hareketlilik sonrasında tamamlanması gereken belgeler/işlemler:
o Katılım sertifikası (Certificate of Attendance) (Katılımcı, hareketlilik sonrasında hareketlilik başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir belgeyi Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne en kısa sürede teslim etmekle yükümlüdür)
o Yerleştirilen kurumdan ayrılma belgesi (Departure Form) (Katılımcı, yurda giriş tarihi itibariyle, bu belgeyi en kısa sürede Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne teslim etmekle yükümlüdür. Katılım sertifikasında karşı kurumdan ayrılış tarihinin yazılı olması departure form olarak kabul edilebilir)
o Transkript (Katılımcı, hareketlilik sonrasında misafir olarak bulunduğu kurumda aldığı dersleri ve notlarını gösterir not döküm belgesini/transkriptini gönderen üniversiteye en kısa sürede teslim etmekle yükümlüdür. Hibeli olarak faaliyete katılan katılımcının kalan hibe ödemesi derslerindeki başarı durumuna bağlıdır. Katılımcı, gittiği kurumda almış olduğu toplam AKTS tutarının %30 ve üzerinde başarı sağlaması durumunda kalan hibe ödemesi tarafına gerçekleştirilir. Aksi durumda kalan hibe ödemesi gerçekleştirilmez.)
o AB katılımcı anketi (EU Participant Survey) (Katılımcı, hareketlilik sonrasında AB katılımcı anketini en kısa sürede online olarak tamamlamakla yükümlüdür. Aksi durumda kalan hibe ödemesi gerçekleştirilmez.)
o Yurda giriş/çıkış tarihlerinin yer aldığı belgenin teslimi (Katılımcı, hareketlilik sonrasında pasaportun damga basılan sayfalarının fotokopisi veya e-devlet üzerinden alınabilen karekodlu yurda giriş/çıkış belgesini en kısa sürede Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne teslim etmekle yükümlüdür.)